Sự tích hợp của trí tuệ nhân tạo, đặc biệt là các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) như ChatGPT, vào nơi làm việc không còn là một giấc mơ tương lai; đó là một thực tế hiện tại, và ảnh hưởng của nó ngày càng trở nên rõ ràng. Trong khi một số tổ chức tuyên bố rõ ràng việc áp dụng các công cụ sử dụng AI, thì ở nhiều tổ chức khác, sự chuyển mình này diễn ra một cách tinh tế hơn, là một cuộc cách mạng im lặng nhưng sâu rộng đang định hình lại quy trình làm việc, phong cách giao tiếp, và thậm chí bản chất của một số vị trí công việc. Việc nhận diện những dấu hiệu tinh tế này cho phép hiểu rõ hơn về tác động của công nghệ, mở ra cơ hội cho việc thích ứng chiến lược và triển khai có trách nhiệm. Các dấu hiệu rõ ràng từ những thay đổi nhỏ trong mẫu ngôn ngữ cho đến những cải tiến vượt bậc về hiệu quả mà khó có thể quy cho bất cứ điều gì khác. Khi nhiều người chuyên nghiệp trở nên thành thạo trong việc tận dụng khả năng của những công cụ tinh vi này, sự hiện diện vô hình của nó lan tỏa qua cấu trúc của môi trường làm việc hiện đại. Bạn có thể thấy ảnh hưởng của nó từ việc tạo nội dung và dịch vụ khách hàng đến phân tích dữ liệu và quản lý dự án, biến đổi cách mà nhân viên học hỏi, cộng tác, và đổi mới. Tác động tinh tế của ChatGPT đang khiến cả sự phấn khởi lẫn lo lắng cùng tồn tại khi các chuyên gia vật lộn với nỗi sợ bị thay thế và hứa hẹn về những quy trình làm việc được cải thiện. Bằng cách hiểu được sự hiện diện này, nhận diện nó, và thích ứng nhanh chóng với nó, cá nhân và tổ chức có thể đưa ra quyết định cho phép tích hợp hiệu quả và có trách nhiệm các công nghệ này vào nơi làm việc.
Anakin AI
Một trong những dấu hiệu sớm nhất và dễ nhận biết nhất về ảnh hưởng của ChatGPT nằm ở phong cách viết đã thay đổi. LLM rất giỏi trong việc tạo ra văn bản ngữ pháp đúng, có cấu trúc vững chắc, và thường rất rõ ràng. Tuy nhiên, điều này thường đi kèm với sự thiếu tính nguyên bản và giọng nói cá nhân hóa. Các tài liệu, email, hoặc thông tin liên lạc nội bộ đột ngột trở nên rất trang trọng, được cấu trúc hoàn hảo, và thiếu đi những đặc điểm cá nhân có thể là một dấu hiệu cảnh báo. Văn phong thì sạch sẽ, hiệu quả, và phần lớn không mắc lỗi, điều này thường là một kết quả mong muốn. Tuy nhiên, khi một số lượng lớn nhân viên sử dụng ChatGPT, các tài liệu bắt đầu nghe giống nhau và dường như được viết bởi một giọng nói giống nhau. Ví dụ, hãy tưởng tượng một đội ngũ marketing phát triển một số lượng lớn tài liệu quảng cáo từ các nguồn khác nhau bằng nhiều phong cách và đối tượng mục tiêu trong suốt nhiều năm. Bỗng nhiên, tất cả các bài viết nghe như thể đến từ cùng một người và nhắm đến cùng một đối tượng. Sự hoàn hảo được mài giũa này có thể che giấu một cách tiếp cận khuôn mẫu, thiếu đi tính nhân văn mà từng dễ dàng quan sát. Điều quan trọng cần lưu ý là những thay đổi và điều chỉnh này không nhất thiết có nghĩa là ChatGPT là yếu tố duy nhất dẫn dắt sự chuyển mình, và có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như chương trình đào tạo, phần mềm biên tập, hoặc hướng dẫn phong cách được chỉnh sửa. Trong khi những thay đổi và ảnh hưởng khác cũng có thể xảy ra, điều thiết yếu là cần cân nhắc khả năng của ChatGPT khi đánh giá những thay đổi này.
ChatGPT có thể nhanh chóng tổng hợp thông tin từ các tập dữ liệu khổng lồ, cho phép nhân viên tạo ra báo cáo, bài thuyết trình, và bài viết vô cùng thông tin và toàn diện, đặc biệt là về thông tin kỹ thuật. Một nhà phân tích junior, người trước đây thường mất hàng giờ để nghiên cứu một ngành hẹp, giờ đây, với sự trợ giúp của ChatGPT, có thể sản xuất một phân tích thị trường được nghiên cứu kỹ lưỡng trong một khoảng thời gian ngắn. Khi so sánh với các tài liệu được tạo ra trước khi nhân viên được biết đến ChatGPT, chúng thường xuất hiện phức tạp hơn, chi tiết hơn và có thẩm quyền hơn. Mặc dù không nhất thiết chỉ ra sự đạo văn, một sự gia tăng đột ngột trong mức độ chi tiết và cái nhìn, đặc biệt từ những cá nhân trước đây sản xuất công việc ít yêu cầu hơn, có thể báo hiệu việc sử dụng một LLM. Với hàng loạt dữ liệu khổng lồ có thể được truy cập thông qua GPT, thông tin có thể được tìm thấy mà trước đây đã bị bỏ qua. Trước đây, một nghiên cứu mở rộng cần phải được thực hiện, và nghiên cứu này không phải lúc nào cũng có sẵn với các giới hạn về thời gian, ngân sách và động lực tổng thể. Điều này cho phép cá nhân có thể tìm thấy thông tin phù hợp cần thiết để nâng cao chất lượng thông tin và chi tiết. Hơn nữa, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho việc nghiên cứu và tìm thông tin, điều này sẽ nâng cao mức độ thông tin mà nội dung có thể đạt được hơn nữa.
Có lẽ dấu hiệu rõ ràng nhất của việc áp dụng ChatGPT là sự gia tăng đáng kể về năng suất. Các nhiệm vụ mà trước đây mất hàng giờ hoặc hàng ngày giờ hoàn thành chỉ trong vài phút. Hãy xem xét một bộ phận dịch vụ khách hàng struggling để giữ nhịp với một khối lượng yêu cầu lớn. Đột nhiên, thời gian phản hồi giảm đáng kể, và tồn đọng tan biến. Mặc dù các quy trình cải thiện hoặc việc tuyển dụng có thể là những yếu tố, tốc độ và sự nhất quán của sự thay đổi có thể chỉ ra việc áp dụng một chatbot AI được hỗ trợ bởi một LLM. Trong marketing hoặc biên tập bản sao, những chuyên gia trước đây chỉ có thể hoàn thành một hoặc hai dự án mỗi tuần giờ đây có thể giao nộp gấp đôi hoặc gấp ba với ít sự sửa đổi hơn. Những thay đổi này là rất lớn đến nỗi khiến cho quản lý bất ngờ, và các nhà quản lý thường muốn nhận được tín dụng cho việc tăng sản lượng. Miễn là tốc độ sản xuất không ảnh hưởng đến chất lượng, sự gia tăng về tốc độ và khối lượng đầu ra là một dấu hiệu rõ ràng về sự hiện diện của ChatGPT. Cần thiết phải xem xét các quy trình để phân biệt nguyên nhân gây ra sự gia tăng sản lượng, và nếu ChatGPT là một yếu tố ảnh hưởng đáng kể, hãy đảm bảo rằng có các quy tắc bảo vệ để sử dụng nó một cách có trách nhiệm và hiệu quả.
ChatGPT tỏa sáng với khả năng tự động hóa các nhiệm vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại. Nếu nhân viên đột nhiên được giải phóng khỏi việc nhập liệu tẻ nhạt, tóm tắt nội dung, hoặc tạo báo cáo, thì rất có thể một trợ lý AI đang đứng sau. Hãy nghĩ đến một bộ phận nhân sự mà các nhân viên dành nhiều thời gian để tạo hợp đồng nhân viên hoặc tạo các báo cáo marketing dựa trên dữ liệu thô. Bỗng nhiên, việc tạo hợp đồng chỉ mất vài giờ thay vì vài ngày, và các báo cáo marketing có thể được thực hiện hàng ngày thay vì một lần mỗi tuần. Sự thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến những nhân viên tham gia vào các nhiệm vụ đó, mà còn cho phép toàn bộ bộ phận tập trung vào suy nghĩ và triển khai chiến lược hơn. Việc giải phóng thời gian và năng lượng này sẽ cho phép bộ phận đổi mới và cho phép nhân viên tập trung vào công việc có ý nghĩa hơn. Hơn nữa, việc tự động hóa những nhiệm vụ lặp đi lặp lại này sẽ giảm bớt sự kiệt sức của nhân viên và tăng cường tinh thần làm việc. Điều này đúng với việc tự động hóa bất kỳ nhiệm vụ nào. Nếu khối lượng công việc đơn điệu giảm đi, việc cung cấp cho nhân viên khả năng tập trung vào những chức năng quan trọng hơn và tham gia vào những trách nhiệm có suy nghĩ hơn, điều này có thể ngụ ý rằng việc sử dụng các giải pháp AI như ChatGPT chính là nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi này.
Theo thời gian, những nhân viên thường xuyên tương tác với ChatGPT có thể vô tình tiếp nhận những khía cạnh của phong cách giao tiếp của nó. Các email và thông báo của chính họ có thể bắt đầu phản ánh những điểm mạnh và yếu của LLM. Ví dụ, có thể có một sự phụ thuộc vào ngôn từ quá trang trọng, một xu hướng giải thích quá nhiều khái niệm, hoặc một sự ưa thích trong việc tạo ra những câu trả lời toàn diện, nhưng đôi khi quá chung chung. Nếu một bộ phận cụ thể phụ thuộc nhiều vào ChatGPT, toàn bộ bộ phận có lẽ sẽ sử dụng ngôn ngữ tương tự trong tất cả các tài liệu và thông tin liên lạc. Điều này đặc biệt đúng từ trên xuống dưới, bắt đầu từ các nhà quản lý và di chuyển xuống trong chuỗi chỉ huy. Mặc dù điều này không nhất thiết chỉ ra bất kỳ ý định ác ý nào, nó cũng có thể dẫn đến việc làm suy yếu những cái nhìn và quan điểm độc đáo của cá nhân, và thay vào đó dẫn đến một sự đồng nhất hóa trong suy nghĩ. Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo có thể tạo ra một văn hóa tận dụng sức mạnh của AI trong khi cũng xây dựng một văn hóa công nhận và xem xét những quan điểm đa dạng.
ChatGPT xuất sắc trong việc tóm tắt và tổng hợp thông tin. Khi các email, báo cáo, hoặc bài thuyết trình bắt đầu thường xuyên bao gồm những tóm tắt ngắn gọn hoặc tổng hợp được tổ chức tốt về các chủ đề phức tạp, một trợ lý AI có thể đang góp mặt. Không còn là vấn đề mà người nhân viên phải tự mình tiêu hóa tất cả những tóm tắt này và tổng hợp nó, mà bây giờ nhân viên đang tận dụng ChatGPT để cung cấp tổng hợp cho họ. Sau đó, nhân viên có thể quyết định xem họ có đồng ý với tổng hợp đã cung cấp hay không, hoặc nếu họ có thêm cái nhìn để thêm vào hoặc điều chỉnh. Điều này cũng sẽ phản ánh sự gia tăng về hiệu quả và giao tiếp. Điều này cho thấy nhân viên có khả năng đi thẳng vào vấn đề một cách nhanh chóng khi tận dụng các phiên bản rút gọn của thông tin phức tạp. Sự nhấn mạnh vào tính ngắn gọn và tổ chức, mặc dù mong muốn, có thể xuất phát từ việc áp dụng một quy trình làm việc dựa trên LLM.
Các nhân viên làm việc với ChatGPT học cách hình thành các câu hỏi và yêu cầu của họ một cách chính xác hơn. Một sự chuyển mình đột ngột theo hướng các câu hỏi rõ ràng và chi tiết hơn, ngay cả trong những yêu cầu dường như đơn giản, có thể chỉ ra rằng các nhân viên đang điều chỉnh giao tiếp của họ để phù hợp hơn với khả năng xử lý của AI. Thay vì những câu hỏi rộng, họ sẽ có thể tập trung hơn vào những gì họ thực sự muốn xảy ra. Để nhận được đầu ra chất lượng cao nhất và có lợi nhất mà bạn muốn từ ChatGPT, bạn cần phải học những đầu vào và yêu cầu cụ thể mà bạn cần thực hiện. Sự tinh tế gia tăng trong việc hình thành câu hỏi, bất kể nguồn gốc của nó, có thể là một kỹ năng quý giá.
Nghệ thuật tinh tế của "kỹ thuật tạo yêu cầu" – xây dựng các yêu cầu để thu hút được phản hồi tốt nhất từ một LLM – là một dấu hiệu rõ ràng khác. Các nhân viên có thể bắt đầu thử nghiệm với các kỹ thuật tạo yêu cầu khác nhau, làm cho các yêu cầu của họ trở nên tinh chỉnh hơn qua các lần lặp lại, và tìm cách "hướng dẫn" AI đến những kết quả mong muốn. Họ sẽ thử nghiệm với các biến thể và sắc thái khác nhau của cùng một thông điệp cơ bản để tinh chỉnh chúng. Một phương pháp phổ biến trong kỹ thuật tạo yêu cầu bao gồm việc yêu cầu AI đảm nhận các loại tính cách khác nhau để xem cách nó biến đổi thông điệp. Tất cả đều được thực hiện với mục tiêu nhận được phản hồi tốt nhất về mặt tính cụ thể và âm điệu. Việc khám phá tích cực các chiến lược tương tác với AI này gợi ý về sự tham gia sâu hơn với các công nghệ LLM.
Mặc dù ChatGPT có thể cực kỳ hữu ích, nhưng việc quá phụ thuộc vào nó có thể dẫn đến sự suy giảm trong kỹ năng tư duy phản biện. Nếu nhân viên bắt đầu chấp nhận mù quáng đầu ra của AI mà không đặt câu hỏi về độ chính xác, thiên lệch hoặc giới hạn của nó, điều này sẽ đáng lo ngại. Cuối cùng, ChatGPT được xây dựng và lập trình bởi con người, và những mô hình này có thể có thiên lệch và sai sót. Do đó, cần áp dụng cái nhìn phê phán vào tất cả các tài liệu để đảm bảo rằng chất lượng không bị hy sinh chỉ vì sự tiện lợi. Sự tiện lợi mà sức mạnh của ChatGPT mang lại là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, cũng cần thiết phải đảm bảo rằng nhân viên sử dụng một mức độ suy nghĩ phê phán tương đương khi tạo ra yêu cầu và cũng khi xem xét đầu ra.
Một mối lo ngại nghiêm trọng hơn là khả năng đạo văn. Nếu nhân viên trình bày nội dung do ChatGPT tạo ra như của riêng họ mà không có sự trích dẫn hợp lý, điều này dấy lên những tín hiệu cảnh báo về mặt đạo đức và pháp lý. Đạo văn có thể làm hỏng sự nghiệp và tổn hại danh tiếng. Các tổ chức phải tích cực thúc đẩy việc sử dụng AI có đạo đức, nhấn mạnh sự cần thiết của tính minh bạch và trách nhiệm, và đảm bảo rằng nhân viên hoàn toàn tuân thủ các quy định pháp luật có liên quan. Mặc dù sự hiện diện của ChatGPT có thể cải thiện hiệu suất và sáng tạo. Tuy nhiên, trách nhiệm của tổ chức là trở thành người canh gác ngăn cản công nghệ bị lạm dụng. Nếu không, một trong nhiều lợi ích có thể bị hủy hoại bởi những hành vi sai trái của một số ít.
