報告書の書き方: わかりやすく伝えるコツと具体例

報告書の重要性

報告書は、ビジネスにおいて非常に重要な役割を果たします。報告書は、業務の進捗状況や出来事、特定の事柄などの情報を文書化して、上司や関係者に提出するための書類です。報告書の目的は、情報を正確で効率的に共有し、次の行動に役立てることです。報告書を通じて、組織内の情報共有や意思決定がスムーズに行われ、業務の効率化や問題解決につながります。

わかりやすい報告書の書き方

わかりやすい報告書を書くためには、以下のポイントを意識しましょう。

1. 構成を明確にする

   • 表題：報告書の題名を記載する
   • 要旨：伝えるべき内容を要点でまとめて記載する
   • 詳細：具体的なデータや事例を記載する

2. 必要な情報を網羅する

   • 日付、宛名、差出人、表題、概要、詳細、添付資料などを記載する

3. ピラミッド構造で説明する

   • 見出し：小見出しを10〜15文字程度に要約する
   • 小見出し：説明文を10〜20文字程度に要約する
   • 説明文：小見出しの内容を詳細に説明する

4. 要点を強調する

   • 報告書全体を読まなくても理解できるように、無駄な部分を省き、目的や重要な情報を素早く理解できる書き方にする

5. 校正と修正を行う

   • 文法や綴りの間違いをチェックし、省略できる文章を修正する
   • 声に出して読み、誤字脱字や伝わりにくい文章を発見し、修正する

報告書の書き方手順

報告書を書く際は、以下の手順で進めるとスムーズです。

1. 情報を収集して整理する
2. 目的を明確化する
3. 構成を作成する
4. 本文を作成する
5. 校正と修正をする
6. 音読してチェックする

報告書の文章構成

報告書の文章は、一文40〜60文字程度が読みやすく、適切とされています。文が長くなると、内容を理解しにくくなるため、注意が必要です。

また、報告書の文章構成は、以下のように整理すると良いでしょう。

• 序論：報告の目的や背景を説明する
• 本論：具体的な内容や事実、データを記載する
• 結論：報告内容をまとめ、今後の方針や提案を述べる

5W1Hを意識した報告書の書き方

報告書を書く際は、5W1H（When, Where, Who, What, Why, How）を意識すると、漏れなく情報を記載できます。

• When：いつ起きたのか
• Where：どこで起きたのか
• Who：誰が関係しているのか
• What：何が起きたのか
• Why：なぜ起きたのか
• How：どのように対応したのか

これらの要素を押さえることで、読み手に必要な情報を的確に伝えることができます。

報告書の例文

以下に、報告書の例文を20個示します。

1. 研修報告書：先週行われた新入社員研修の内容と成果について報告します。
2. 営業報告書：今月の営業活動の結果と、来月の営業計画について報告します。
3. 事故報告書：工場で発生した事故の原因と対応について報告します。
4. 出張報告書：出張先での業務内容と成果について報告します。
5. 会議報告書：会議の議題、討議内容、決定事項について報告します。
6. プロジェクト進捗報告書：プロジェクトの進捗状況と今後の予定について報告します。
7. 調査報告書：市場調査の結果と分析内容について報告します。
8. 実験報告書：実験の目的、方法、結果、考察について報告します。
9. イベント報告書：イベントの開催状況と成果について報告します。
10. クレーム対応報告書：クレームの内容と対応結果について報告します。
11. 機械トラブル報告書：機械のトラブル内容と修理状況について報告します。
12. 業務改善提案書：業務の問題点と改善案について報告します。
13. 安全管理報告書：職場の安全管理状況と改善点について報告します。
14. 品質管理報告書：製品の品質管理状況と改善策について報告します。
15. 経費報告書：経費の使用状況と内訳について報告します。
16. 勤怠報告書：勤務時間や休暇取得状況について報告します。
17. 引き継ぎ報告書：業務の引き継ぎ内容と注意点について報告します。
18. 研究報告書：研究の目的、方法、結果、考察について報告します。
19. 監査報告書：監査の対象、方法、結果、改善点について報告します。
20. 顧客訪問報告書：顧客訪問の目的、内容、成果について報告します。

これらの例文を参考に、報告書の種類や目的に合わせて、適切な構成と内容で報告書を作成しましょう。

社内報告書と社外報告書の違い

社内報告書と社外報告書では、書き方や注意点が異なります。

社内報告書は、組織内の上司や同僚に向けて書くため、以下の点に注意しましょう。

• 社内の用語や略語を使っても問題ありません。
• 詳細な数値や専門的な内容を記載しても構いません。
• 問題点や改善案を具体的に提示することが求められます。

一方、社外報告書は、取引先や顧客など、社外の人に向けて書くため、以下の点に注意が必要です。

• 専門用語や社内用語は避け、わかりやすい表現を使います。
• 機密情報や詳細な数値は記載しないようにします。
• 丁寧な言葉遣いと正確な情報を心がけます。

社内外で報告書を書く際は、読み手を意識して、適切な書き方を選ぶことが大切です。

報告書作成時の注意点

報告書を作成する際は、以下の点に注意しましょう。

1. 目的を明確にする

   • 報告書の目的を明確にし、必要な情報を過不足なく記載する。

2. 読み手を意識する

   • 読み手に合わせて、専門用語の使用や説明の詳細さを調整する。

3. 簡潔でわかりやすい文章を心がける

   • 簡潔で明瞭な文章を心がけ、重複した表現や冗長な説明は避ける。

4. 事実と意見を区別する

   • 事実と意見を明確に区別し、根拠のない主観的な表現は避ける。

5. 誤字脱字や記述ミスをチェックする

   • 誤字脱字や記述ミスは信頼性を損なうため、入念にチェックする。

6. 提出期限を守る

   • 報告書の提出期限を守り、遅れる場合は事前に連絡する。

これらの点に注意して報告書を作成することで、情報を正確に伝え、信頼性の高い報告書を作成することができます。

まとめ

報告書は、ビジネスシーンにおいて欠かせない重要な書類です。わかりやすく、的確に情報を伝えるためには、構成を明確にし、要点を強調した書き方が求められます。また、5W1Hを意識することで、漏れなく情報を記載することができます。社内報告書と社外報告書では、書き方や注意点が異なるため、読み手を意識して適切な書き方を選ぶことが大切です。報告書を作成する際は、目的を明確にし、簡潔でわかりやすい文章を心がけ、誤字脱字や記述ミスをチェックしましょう。これらのポイントを押さえ、読み手に配慮した報告書を作成することで、業務の効率化や問題解決につなげることができます。