議事録上手い人のためのトップ10の秘訣とコツ

はじめに、会議での発言やプレゼンテーションは、業務上の重要な場面です。上手く伝えられれば、自分の主張が認められ、プロジェクトの推進力になります。しかし、うまく表現できなければ、自分の意図が伝わらず、会議は時間の無駄になってしまいます。そこで、以下に議事録作成の達人に学ぶ、トップ10のコツを紹介します。

1. 要点を簡潔にまとめる

• 議事録は、会議の内容を正確に、そして簡潔に記録することが目的です。
• 発言者の言葉をそのまま書き写すのではなく、要点をまとめることが重要です。
• 例: "今回の新製品開発では、コストを抑えつつ高い機能性を実現する必要があります。そのためには、部門を超えた連携が不可欠です。"
• → "新製品開発ではコスト抑制と高機能を両立すべく、部門間連携が肝要。"

2. 話の流れを整理する

• 議事録は、話の流れがわかりやすく記録されている必要があります。
• そのため、発言者ごとに改行し、話題の切り替わりには空白行を入れましょう。
• さらに、主題ごとに見出しをつけるとより読みやすくなります。

3. 中立的な表現を心がける

• 議事録は客観的な記録でなければなりません。
• そのため、発言者の意図や感情を推測した表現は避け、中立的な表現を用いることが大切です。
• 例: "田中さんは強い口調で反対した。" (×)
• → "田中さんは反対の意向を示した。" (◯)

4. 重要な発言は書き留める

• 会議では、多くの発言があります。しかし、全てを書き留める必要はありません。
• 代わりに、重要な発言、つまり意思決定事項や今後の方針などに焦点を当てましょう。
• このようなポイントを押さえれば、議事録は簡潔かつ要を得たものになります。

5. 専門用語は 説明を加える

• 会議では、分野ごとの専門用語が飛び交うことがよくあります。
• そのため、専門用語が出てきたら、簡単な説明を付け加えるようにしましょう。
• 例: "VPNを導入する。"
• → "VPN(Virtual Private Network:仮想私設網)を導入する。"

6. 明確な 指示文や質問文 を記す

• 議事録には、次回までの行動指示や検討課題なども記録されます。
• このような場合、できるだけ明確な指示文や質問文の形で記すと、後で確認しやすくなります。
• 例: "次回はコスト見積もりを提出すること。"
• → "【課題】次回までにコスト見積もりを作成し、提出すること。"

7. 略語は 初出時に説明を

• 会議では、しばしば略語が使用されます。
• 議事録に略語を記す際は、初出時に正式名称と併記するようにしましょう。
• 例: "DMは5月に発足する予定だ。" (×)
• → "デジタルマーケティング部門(DM)は5月に発足する予定だ。" (◯)

8. 数値は丁寧に記録する

• 会議で重要な数値が示された場合、議事録にはその数値を正確に記録する必要があります。
• また、単位や対象範囲なども明記し、あいまいさを残さないようにしましょう。
• 例: "売上は37%増加した。" (×)
• → "当期の売上は、前期比37%増の12億5000万円となった。" (◯)

9. actionアイテムを明記する

• 会議の最後には、次回までの行動事項(actionアイテム) をまとめるのが一般的です。
• これらのアイテムは、担当者名と内容を明記し、確認のうえ議事録に記録しましょう。
• アイテムを議事録に残すことで、次回の会議がスムーズに進められます。

10. 会議の冒頭で前回の振り返りを

• 会議の初めに、前回の議事録と行動アイテムを振り返るのが賢明です。
• これにより、前回からの継続事項が明確になり、議論の方向性も定まりやすくなります。
• 会議の冒頭で簡単な振り返りをすることをおすすめします。

以上が、議事録作成のプロに学ぶ、トップ10のコツです。これらのポイントを意識することで、あなたも会議で輝く人材になれるはずです。ぜひ実践してみてください。